Il tema della conservazione digitale dei documenti informatici, pur noto da molto tempo, è divenuto d’attualità soprattutto a seguito dell’introduzione della – tanto temuta – entrata in vigore della fatturazione elettronica, che ha esteso l’esigenza di conservazione dei documenti digitali a norma di legge anche ad una molteplicità di soggetti che, in precedenza, non avevano alcuna conoscenza del tema.
Ma cos’è, esattamente, la “conservazione digitale” e quale esigenza soddisfa?
E’ noto che l’evoluzione digitale della nostra società ha portato ad una enorme produzione di documenti informatici che devono conservare nel tempo le loro caratteristiche di:
– autenticità;
– integrità;
– immodificabilità.
In un’economia digitale, qual è la nostra, non è, infatti, più sufficiente garantire l’integrità del documento (una volta cartaceo, oggi in formato digitale) per assicurare l’immodificabilità del contenuto e la sua leggibilità nel tempo, perché – come sappiamo – la nostra tecnologia evolve continuamente ed i formati digitali si modificano rapidamente e, in alcuni casi, vengono completamente sostituiti, rendendo obsoleti e potenzialmente non più consultabili interi testi.
La conservazione digitale svolge, quindi, la funzione di garantire l’accesso permanente ai contenuti digitali grazie a specifiche regole tecniche che permettono di mantenere l’integrità del contenuto documentale nel tempo.
Queste regole sono, oggi, contenute, in primo luogo, nel Codice dell’amministrazione digitale (CAD), che stabilisce i principi generali della materia nel nostro ordinamento, benché le fonti normative di dettaglio siano, poi, rinvenibili in una molteplicità di altri testi normativi.
Il primo articolo del CAD da prendere in esame è l’art. 43, il quale stabilisce, nella sua attuale formulazione, due principi:
- gli obblighi di conservazione digitale si intendono assolti correttamente quando le procedure di archiviazione dei documenti sono conformi a quanto previsto dalle linee guida attuative del medesimo CAD;
- la conservazione digitale di documenti dei privati effettuata da un’Autorità pubblica, esenta il privato dagli obblighi di archiviazione che fossero eventualmente posti a suo carico.
L’art. 44 del CAD, invece, stabilisce le regole di strutturazione dell’archivio dove saranno custoditi i documenti digitali conservati, definendo:
- quali devono essere le caratteristiche che deve possedere il sistema di conservazione dei documenti digitali;
- quali caratteristiche devono avere i documenti per potersi definire correttamente conservati;
- quali sono i compiti del responsabile della conservazione (ricordo, tra i più importanti: definire le caratteristiche del sistema; gestire il processo di conservazione e garantirne la conformità; generare i rapporti di versamento dei documenti; generare e sottoscrivere i pacchetti di distribuzione; effettuare il monitoraggio del sistema di conservazione; verificare periodicamente l’integrità e la leggibilità degli archivi; garantire la sicurezza fisica e logica degli archivi, predisporre il manuale di conservazione, etc.);
- quando il responsabile della conservazione può esternalizzare la propria funzione, attribuendo la “conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative, tecnologiche e di protezione dei dati” (conservatori accreditati).
La gestione dei conservatori accreditati a cui quotidianamente ci rivolgiamo è affidata all’AgID, che stabilisce il procedimento di accreditamento e che tiene ed aggiorna l’elenco dei conservatori, consultabile sul suo sito web (potete visitarlo semplicemente cliccando qui), con il rispettivo Manuale di conservazione.
Il Manuale di conservazione è il documento fondamentale su cui si basa il procedimento di conservazione perché, al suo interno, il conservatore definisce i principi tecnici ed organizzativi dell’intero processo di conservazione richiesti dall’AgID per l’accreditamento, secondo un modello standard elaborato dalla stessa Autorità affinché i procedimenti di conservazione possano essere tra loro confrontati e valutati.
Senza entrare nel merito dell’applicazione dei principi di conservazione ne diversi ambiti in cui si possono utilizzare – trattazione che richiederebbe ben più spazio di un articolo del mio blog – si comprende come la conservazione digitale dei documenti sia un tema sempre più cruciale per la conservazione della memoria storica del nostro tempo, che è la prima epoca in cui si realizza una significativa dematerializzazione del contenuto documentale.
Senza un corretto processo di conservazione, diviene, infatti, estremamente difficile e, in alcuni casi, con il tempo, quasi impossibile, ricostruire la nostra storia: tra duecento anni come sarà possibile analizzare documenti prodotti con un pc dei primi anni ’90? E tra quindici anni?
Il problema è, quindi, di enorme rilevanza perché i nostri supporti informatici, da un lato, rendono possibile l’istantanea trasmissione e duplicazione di dati senza alcuno sforzo ma, dall’altro lato, sono anche estremamente più fragili di qualsiasi supporto analogico: dalla carta, anche quella carbonizzata, si è spesso in grado di estrarre delle informazioni (pensiamo, ad esempio, a certe pergamene antiche), ma i dati contenuti in un hard drive corrotto o leggibili solo da un software dismesso, sono completamente perduti.
Né si può, naturalmente, propugnare un ritorno al passato fatto di carta, perché la digitalizzazione è una pratica che apre enormi possibilità alla ricerca storica (attraverso, ad esempio, il text mining) e l’integrazione dei cataloghi archivistici e bibliotecari in un unico standard digitale permette, già oggi, anche agli enti più piccoli, di accedere a sterminati cataloghi bibliotecari online, altrimenti non fruibili, consentendo la localizzazione di volumi che distano anche a migliaia di chilometri da noi.
La diffusione della cultura della conservazione digitale è, quindi, fondamentale per permettere ai nostri pronipoti di conoscere la nostra storia e di farne tesoro.